Titre professionnel secrétaire assistant(e)



Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

L’emploi de secrétaire-assistant se caractérise par une grande polyvalence. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et ressources humaines de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Le secrétaire-assistant contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques. Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques et en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas. Il organise les réunions et les déplacements. Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
Les circonstances habituelles de travail :
Vous travaillez dans un bureau dans le cadre d’une organisation définie. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires de travail sont stables même si leur amplitude tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

Description, programmation

La formation se compose de 5 modules, complétés par une période en entreprise.
Période d’intégration :
Accueil, présentation des objectifs de formation, connaissance de l’environnement professionnel, sensibilisation au développement durable, adaptation du parcours de formation (1 semaine).
MODULE 1. Produire des documents professionnels courants à l’aide de la bureautique :
Production de documents professionnels courants à l’aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (4 semaines).

MODULE 2. Assurer la communication écrite et orale des informations :
Organisation de son activité et acquisition des méthodes de travail - Recherche et communication d’informations - Organisation de la traçabilité et de la conservation des informations - Prise de notes - Rédaction d’écrits professionnels - Accueil, orientation d’un visiteur et traitement des appels téléphoniques (4 semaines).

MODULE 3. Assister une équipe dans l’organisation de ses activités :
Planification des activités d’une équipe - Organisation des réunions et des déplacements - Participation à l’élaboration d’un budget (3 semaines).

MODULE 4. Assurer l’administration des achats et des ventes :
Traitement des opérations administratives des achats et des ventes - Gestion de l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, et traitement des problèmes courants - Conception et actualisation des tableaux de suivi de l’activité commerciale (6 semaines).

MODULE 5. Assurer l’administration du personnel :
Gestion du suivi administratif courant du personnel - Conception et actualisation des tableaux de suivi ressources humaines (4 semaines).
Période en entreprise (4 semaines).
Session de validation (1 semaine).
L’ensemble des modules (5 au total) permet d’accéder au titre professionnel de niveau IV Secrétaire Assistant/e.
Des qualifications partielles, sous forme de certificats de compétences professionnelles (CCP), peuvent être obtenues en suivant un ou plusieurs modules :
CCP - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe = M1 + M2 + M3
CCP - Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise = M4 + M5

Validation et sanction

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Niveau de sortie information non communiquée


Durée, rythme, financement

Durée 805 heures en centre, 140 heures en entreprise

Modalités de l'alternance Se rapprocher du centre pour ces modalités

Conventionnement Non

Conditions d'accès

Modalités de recrutement et d'admission Dossier de candidature, tests, entretien.

Niveau d'entrée sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis Pré requis Niveau de classe de 1re - terminale ou équivalent. Aptitudes souhaitées : Capacités d'adaptation et d'organisation, goût pour le travail soigné, facilité d'expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens de l'initiative, capacités relationnelles.

Inscription

Contact renseignement Monsieur Christian Centre de Formation Professionnelle des Adultes


Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Session débutant le : 22/08/2016

Adresse d'inscription
168 boulevard Curie
BP 219 62100 Calais

Lieu de formation


Organisme de formation responsable