Assistant(e) - mieux gérer son temps et ses priorités

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Source : Carif Ile-de-France

Fiche originale

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Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Dresser un état des lieux de son mode de fonctionnement actuel
Poser les bases d’une collaboration efficiente avec son responsable
Effectuer les bons choix organisationnels pour gagner en productivité et en efficacité

Description, programmation

Analyser sa gestion du temps
Autodiagnostic : son rapport au temps

Connaître ses voleurs de temps
Estimer la durée d’une tâche
Observer la répartition de son temps sur une journée
Identifier ses sources d’inefficacité
Faire face aux multiples interruptions
Partage d’expériences : les risques d’interruption liés au métier d’assistante
Exercice d’application : réalisation d’une tâche dans un timing donné malgré les sollicitations

Gérer ses priorités

Identifier clairement les attentes de son manager et de l’équipe
Connaître ses tâches à forte valeur ajoutée
Distinguer urgent et important
Prévoir et anticiper : choisir un outil de planification
Exercice d’application : choix des critères pour hiérarchiser les priorités, distinguer l’urgent de l’important et savoir intégrer l’imprévu

Optimiser son organisation en choisissant les bons outils
Autodiagnostic : les forces et faiblesses de son organisation en termes de gestion des priorités, de gestion du temps et d’efficacité des outils de classement

Acquérir les clés pour mettre en place une organisation efficace
Repenser ses méthodes de classement
Exploiter efficacement sa messagerie et les outils informatiques à disposition
Mettre en place les outils utiles pour soi
Exercice d’application : cartographie des outils pouvant être utiles dans le travail d’assistante

Faire concilier son temps et celui de son manager

Fixer les règles du jeu avec le manager et l’équipe
Faciliter l’accès à l’information de tous
Savoir dire non lorsque c’est nécessaire
Favoriser l’autonomie de l’équipe
Exercice d’application : définition de règles de fonctionnement et d’organisation pour l’équipe

Validation et sanction

Attestation d’acquis ou de compétences ;Attestation de suivi de présence

Type de formation

Remise à niveau, maîtrise des savoirs de base, initiation

Niveau de sortie niveau II (licence ou maîtrise universitaire)