Piloter un projet événementiel

Fiche originale

Partager sur :

Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Identifier toutes les étapes pour préparer une manifestation ou un événement
Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
Capitaliser en interne et à l’extérieur autour de cette manifestation professionnelle

Description, programmation

Les fondamentaux

Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité
Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement

Les objectifs de la manifestation

Choisir le type d’événement à organiser
Identifier les enjeux et les retours attendus
Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget

La phase de préparation de l’événement

Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
Établir un rétroplanning
Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement
Exercice d’application : construction d’un rétroplanning et d’un cahier des charges

La communication sur l’événement et autour de celui-ci

Vérifier la mise à jour du fichier cible
Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
Pilotage du budget et du rétroplanning
Exercice d’application : élaboration d’un plan de communication d’événement

Le jour de l’événement : être responsable

Le bilan de l’événement : retombées

Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
Valoriser l’événement en interne
Exercice d’application : à partir d’un cas concret, mise en place d’un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement

Validation et sanction

Attestation d’acquis ou de compétences ;Attestation de suivi de présence

Type de formation

Perfectionnement, élargissement des compétences

Niveau de sortie sans niveau spécifique