S'organiser dans son activité professionnelle au quotidien par l'utilisation d'outils efficace et identifier ses ressources pour mieux gérer ses priorités - Efficacité professionnelle
Objectifs, programme, validation de la formation
Objectifs
• Développer son efficacité professionnelle par une meilleure organisation
• Accéder à des méthodes et moyens pour choisir et organiser ses priorités
• Utiliser les outils bureautiques et numériques pour rationnaliser son organisation
• Optimiser ses communications pour des relations efficaces
• Trouver des ressources pour mieux gérer le stress et la pression au quotidien.
Description, programmation
Séquence 1 – jour 1Evaluations, échanges, mises en situation, exercices pratiques, boîte à outils.
1) Etat des lieux- Recueil et validation des attentes et échanges interactifs
2) Identifier sa relation au temps
• Dimension culturelle et caractéristiques du métier
• Caractéristiques bureau individuel et open space (10 règles d’efficacité)
• Les « réunionites » - la négociation de présence – techniques d’animation productives – la gestion des « bavards ou hors sujet » - les rôles accélérateurs – le CR actif – la réunion flash de 10 minutes
3) Améliorer son organisation au quotidien
• Définir ses objectifs avec la révision des priorités
• Clarifier l’important et l’urgent (la méthode 2-20-2-2)
• Appliquer la méthode LIMITER en cas de surcharge de travail
• Utiliser les outils traditionnels d’organisation : Outils de planification/gestionnaire de tâches ,agenda électronique, smartphone, tablette, courrier, téléphone, outils de notes et stockage – Méthode LEAN
• Faire des outils digitaux des alliés de son organisation (méthode CAP pour gérer les mails)+ les listes spécifiques – 5 astuces gain de temps en bureautique – Google
• Utiliser les remèdes contre le chrono-stress et le lâcher –prise
• Apprendre à déléguer « la délégation confiée » Proposer un nouveau fonctionnement
Partage de pratiques outils traditionnels d’organisation
Exercice d’application tableau comparatif avec points forts et points de vigilance.
Séquence 2 – jour 2
Evaluations, échanges, mises en situation, exercices pratiques, boîte à outils.
4) Maitriser le temps et gérer les priorités
4.1) Maîtriser les règles de la gestion du temps
• Evaluer, hiérarchiser, organiser et décider en utilisant les sphères de vie et la chronobiologie
• Déterminer les urgences, impératifs et faire face aux imprévus (Objectif Personnel Puissant)
• Prioriser les tâches et activités essentielles (carte des missions essentielles et activités Jackpot)
• Tracer mentalement le chemin pour réaliser son projet (avec une matrice des priorités /d’Eisenhower)
• Identifier les facteurs de perte de temps (escalier mécanique de Pareto)+ (méthode d’auto-pointage) (paradigme du temps perdu)
4.2) Définir la notion d’efficacité organisationnelle : décider, s’adapter, négocier, coordonner
• Décider : prendre les bonnes décisions au bon moment
• S’adapter : Respecter le temps des autres et délimiter le sien (le retroplanning et le leviers d’efficacité collective avec la mise en place d’objectifs partiels)
• Négocier : savoir dire non, gérer les interruption – les 6 temps /6 types de personnalité
• Coordonner : établir des règles pour communiquer et s’organiser rapidement avec « la clôture
Validation et sanction
Attestation de formation
Type de formation
Perfectionnement, élargissement des compétences
Niveau de sortie sans niveau spécifique
Durée, rythme, financement
Durée 14 heures en centre
Modalités de l'alternance -
Conventionnement Non
Conditions d'accès
Niveau d'entrée niveau V (CAP, BEP, CFPA du premier degré)
Conditions spécifiques et prérequis -
Inscription
Contact renseignement Madame Magali Accrh
Téléphone 09 54 12 60 99
Périodes prévisibles de déroulement des sessions
Session débutant le : 12/04/2021
Adresse d'inscription
Centre d'Activités de Paul Ar bachet
125 rue Saint-Marc 29200 Brest