Secrétaire assistant

Rechercher une formation

Fiche originale

Partager sur :

Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d’archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise.
Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d’assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations
Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d’exploiter et restituer des données.
Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise ) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise
Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d’assurer la gestion optimale du service
Produire des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques et la charte graphique de la structure dans le but de garantir le bon fonctionnement opérationnel et commercial de la structure
Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l’activité commerciale
Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l’optique de garantir les livraisons
Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d’assurer le paiement des prestations
Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d’évaluer la politique commerciale
Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l’entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l’image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé
Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d’une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers
Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d’agendas, mails, rappels automatiques
Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d’assurer l’organisation de ces activités

Validation et sanction

Secrétaire assistant

Type de formation

Certification

Niveau de sortie niveau IV (BP, BT, baccalauréat professionnel ou technologique)

Métiers visés

M1607 :

Durée, rythme, financement

Modalités de l'alternance -

Conventionnement Non

Conditions d'accès

Niveau d'entrée sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis - Bonne maîtrise de l'outil informatique - Facilité à communiquer à l'écrit et à l'oral - Capacité d'adaptation et d'organisation - Esprit d'initiative et sens des responsablilités Cette formation est accessible au public Travailleur Handicapé sur décision des MDPH et avec un accord de prise en charge par l'Assurance Maladie. Elle est destinée à un public adulte mixte et ouvre droit à une rémunération conforme à la réglementation en vigueur.