Secrétaire assistant(e)

Objectifs, programme, validation de la formation

Objectifs

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail te

Description, programmation

La formation se compose de 5 modules, complétés par 1 période en entreprise.Période d’intégration. Accueil, présentation des objectifs de formation, connaissance de l’environnement professionnel, sensibilisation au développement durable, adaptation du parcours de formation (1 semaine).Module 1. Produire des documents professionnels courants : production de documents professionnels courants à l’aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (3 semaines). Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : prise de notes - rédaction d’écrits professionnels - rédaction des mails simples en anglais - organisation de la traçabilité et de la conservation des informations - accueil, orientation d’un visiteur et traitement des appels téléphoniques - Prise de note des noms et téléphone en anglais (4 semaines). Module 3. Assister une équipe dans l’organisation de ses activités : planification des activités d’une équipe - organisation des réunions et des déplacements - participation à l’élaboration d’un budget (2 semaines). Module 4. Assurer l’administration des achats et des ventes : traitement des opérations administratives des achats et des ventes en utilisant un logiciel de gestion commerciale - gestion des demandes d’information courantes et des problèmes courants - conception et actualisation des tableaux de suivi de l’activité commerciale (5 semaines). Module 5. Assurer l’administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du personnel - traitement des demandes d’informations courantes en matière du droit du travail (2 semaines).Période en entreprise (5 semaines).Session d’examen (1 semaine).CERTIFICATIONL’ensemble des modules (5 au total) permet d’accéder au titre professionnel de niveau 4 (bac technique) de secrétaire assistant/e.Des qualifications partielles, sous forme de certificats de compétences professionnelles (CCP), peuvent être obtenues en suivant un ou plusieurs modules :CCP - Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités = module 1 + module 2 + module 3CCP - Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines = module 4 + module 5A partir de l’obtention d’un CCP, vous pouvez vous présenter aux autres CCP pour obtenir le titre professionnel dans la limite de la durée de validité du titre

Validation et sanction

Titre professionnel secrétaire assistant

Type de formation

Certification

Niveau de sortie niveau IV (BP, BT, baccalauréat professionnel ou technologique)

Métiers visés

M1607 :

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Durée, rythme, financement

Modalités de l'alternance -

Conventionnement Oui

Conditions d'accès

Niveau d'entrée sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis être agé(e) de 18 ans ou plus; être demandeur d'emploi; résider en outre-mer; sous conditions de ressources

Inscription

Contact renseignement Madame Odile AFPA Annecy-Poisy

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Éligibilité de cette formation au compte personnel de formation pour les salariés

Code CPF 239765 - Validité du 02/01/2019 au 31/12/2115

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Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Session débutant le : 29/09/2021

Adresse d'inscription
Association Nationale pour la Formation Profession
336 avenue de Chabeuil 26000 Valence

Lieu de formation

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Organisme de formation responsable